Handboek beschrijving primaire proces

Kwaliteitshandboek GGZ Centrum Wageningen

Inhoudsopgave

  1. Procesmodel GGZ Wageningen
    • Grafische weergave
    • kwaliteitshandboek
      • Processchema Volwassenen
      • Processchema Kinderen&Jeugd
      • Organisatie
      • Verbetermanagement
      • Actualiseren en vernieuwen zorg- en dienstverlening
      • Ketenpartners
      • Personeelsmanagement
      • Voorraadbeheer
      • Onderhoud
      • Facturering
      • Beheer documenten
  1. Rollen
  2. Processchema Volwassenen
    • aanmelding
    • screening
    • intake
    • vervolgbeleid
    • evaluatie
    • afronding
    • documenten
  3. Processchema Kinderen&Jeugd
    • aanmelding
    • screening
    • intake
    • vervolgbeleid
    • evaluatie
    • afronding
    • documenten
  4. Organisatie
  5. Verbetermanagement
  6. Actualiseren en vernieuwen van zorg- en dienstverlening
  7. Ketenpartners
  8. Personeelsmanagement
  9. Beheer van Voorraden en Ruimtes
  10. Onderhoud
  11. Facturering
  12. Documenten Beheer
  13. Historie

 1  Procesmodellen GGZ Centrum Wageningen

Procesmodel Volwassenen

  • aanmelding
  • screening
  • intake
  • vervolgbeleid: onderzoek, behandeling
  • uitvoeren vervolgbeleid
  • evaluatie
  • afronding

Procesmodel Kinderen&Jeugd

  • aanmelding
  • intake
  • vervolgbeleid: consultatie, advies, onderzoek, behandeling
  • uitvoeren vervolgbeleid
  • evaluatie
  • afronding

1.2 Kwaliteitshandboek GGZ Centrum Wageningen

Inleiding

U bevindt zich in het kwaliteitsmanagementsysteem van onze organisatie. In dit systeem:

  • beschrijven we onze primaire- en ondersteunende processen
  • ordenen we alle documenten die we daarbij gebruiken.

De laatste wijzigingen in het handboek leest u in het document 'Wijzigingen'.

Onze organisatie

GGZ Centrum Wageningen is een laagdrempelig centrum voor Geestelijke GezondheidsZorg. In ons centrum bieden wij zowel zorg aan Kinderen&Jeugd als aan Volwassenen. Meerdere trajecten worden aangeboden:

  • consultatie en advies
  • uitgebreid psychiatrisch en psychologisch onderzoek (naar cognitieve functies, persoonlijkheidsstructuur, ASS, ADHD, neuropsychologisch onderzoek)
  • Begeleiding en advisering van het systeem dat bij de cliënt betrokken is
  • Behandeling van psychische en psychiatrische problematiek

Missie en visie

Zorg op maat

Binnen de GGZ in Nederland is het de afgelopen jaren steeds vaker om (klachtgerichte) protocollen gaan draaien. Aan cliënten worden steeds vaker vaste behandelprogramma's aangeboden. De cliënt krijgt hierover wel toelichting en informatie maar de indeling en uitvoering van zo’n programma wordt steeds meer gestandaardiseerd en verkort.  Gevolg: te weinig aandacht voor de unieke persoonlijkheid van de cliënt en steeds minder kans om de regie over het eigen leven op een individuele manier terug te krijgen.

Kleinschalig en laagdrempelig

GGZ Centrum Wageningen biedt een alternatief: een klein, laagdrempelig centrum waarin vrijheid en verbinding centraal staan. Wij zetten ons in om de client te helpen weer te gaan vertrouwen op eigen verlangens en drijfveren. Zodat de client het leven weer kan gaan leven, dat bij hem of haar past.

Medemenselijk contact

Wij werken vanuit de behandelfilosofie dat het medemenselijke contact tussen behandelaar en cliënt de belangrijkste genezende factor is. Het gaat ons erom om stil te staan bij wat er in de client leeft, zonder oordeel. Wij zien inleving in diens situatie als een belangrijk medicijn.

Stil staan bij uzelf

Onderzoekende aandacht, daar gaat het om. Wij helpen de client om stil te staan bij zichzelf. Hierna is het een vanzelfsprekende stap om verantwoordelijkheid nemen voor het eigen aandeel van de client.

Evalueren en meten

In onze samenwerking vinden wij het van groot belang om met de clënt stil te staan bij de vorderingen en samen te beslissen wat de meest aangewezen volgende stap is. Wij volgen hierbij het adagium dat het beter is één ding goed te doen dan twee dingen half. Het besluit wát we gaan doen nemen we samen met de cliënt waarbij wij ons inspannen  om de cliënt voor deze keuze zo goed mogelijk te informeren. Het bespreken en interpreteren van de resultaten op de meetinstrumenten speelt hierbij een belangrijke rol.

Toepassingsgebied:

Het leveren van geestelijke gezondheidszorg aan cliënten (kinderen, jeugdigen en volwassenen)  die te kampen hebben met psychische en psychiatrische problematiek. Cliënten worden door deze problematiek beperkt in hun dagelijkse functioneren en in hun maatschappelijke participatie in zodanige mate dat hulp nodig is.

Procesbeheersing

In dit kwaliteitssysteem is per proces beschreven hoe de uitkomsten van het betreffende proces worden beoordeeld. Het meten van prestatie-indicatoren speelt een voorname rol.

De directie.

1.2.1 Procesmodel Volwassenen

Aanmelding Volwassenen

Beschrijving:

Doel:
Informatie geven over ons Centrum en een inschatting maken of deze cliënt in aanmerking komt voor een screeningsgesprek in ons centrum

Werkwijze:
Een persoon meldt zich op het Inloopspreekuur met een hulpvraag, een verwijzing of een meer algemene vraag

Screening

Beschrijving:

Doel:
Een eerste globale beschrijving maken van de klachten en de hulpvraag; opnemen van gegevens van de cliënt; ervoor zorgdragen dat er een verwijsbrief van de huisarts is.

Werkwijze:
In een kort gesprek komen de volgende zaken aan de orde:

  • globale indruk van de klachten;
  • korte bespreking van de hulpvraag en beoordeling  of GGZ centrum Wageningen hierin kan voorzien
  • opnemen van de persoonsgegevens
  • aannemen van de verwijsbrief van de huisarts (of een andere hiertoe gerechtigde verwijzer)
  • afspraak maken voor datum en tijd Intake

Intake

Beschrijving

Doel:
Een intake kan resulteren in het starten van een behandeling. In ons centrum noemen wij behandelen het Uitvoeren van het Vervolgbeleid. Een intake kan worden beschouwd  als de methodiek om in overleg met de cliënt het doel en de inhoud van het Vervolgbeleid vast te stellen.

Werkwijze:
Het in kaart brengen van de (psychiatrische) voorgeschiedenis, de huidige klachten, de huidige leefsituatie, gebruik van medicatie, de behandelvoorgeschiedenis, de actuele stressbronnen, de ernst en intensiteit van de klachten, de hulpvraag en de behandelwensen van de cliënt.

Vervolgbeleid

Beschrijving

Doel:
De uitvoering van een Vervolgbeleid duurt ten hoogste 3 maanden, waarna een evaluatie van de bereikte resultaten plaatsvindt.  

Werkwijze:
Het vervolgbeleid bestaat uit één van de volgende mogelijkheden

  • Psychodiagnostisch Onderzoek (persoonlijkheid, cognitieve functies, ASS, ADHD etc)
  • Behandeling van een inhoudelijk behandeldoel

Evaluatie

Beschrijving

Doel:
Samen met de cliënt de resultaten evalueren van datgene wat in de afgelopen periode van drie maanden in de behandeling is bereikt. Vervolgens tot een beslissing komen of er een nieuw vervolgbeleid (traject) nodig is en hoe dat vervolgbeleid eruit ziet.

Werkwijze:
Bespreken wat de cliënt in de loop van het afgelopen traject heeft bereikt; of er aan de samenwerking iets heeft ontbroken; wat het oordeel is van de cliënt over de behandelaar en de relatie met de behandelaar.

Vervolgens worden deze resultaten afgezet tegen de scores op de ROM-vragenlijsten.

Tenslotte wordt gesproken over de wenselijkheid en noodzakelijkheid van een nieuw vervolgbeleid. Aan de orde komt de vraag welk doel er in de komende periode zal worden nagestreefd.

Er wordt schriftelijk een nieuw Vervolgbeleid geformuleerd, voorzien van een datum waarop de cliënt akkoord ging met het nieuwe Vervolgbeleid.

Bij de evaluatie vindt er (in één dagdeel) een gesprek tussen Cliënt en Regie-behandelaar plaats. Vervolgens overleggen Behandelaar en Regiebehandelaar over de uitkomsten en nemen zij een beslissing over een voorstel voor vervolgbeleid. In een afsluitend gesprek legt de Behandelaar het voorstel voor vervolgbeleid aan de Cliënt voor en komt hierover met de Cliënt tot een besluit.

Na toelichting en bespreking wordt in dit overleg het definitieve vervolgbeleid voor de eerstvolgende 3 maanden vastgesteld.

Afronding

Beschrijving

Doel:
In overleg met de cliënt vaststellen of voortzetten van de behandeling aangewezen (noodzakelijk en/of nuttig) is en hierover een expliciet besluit nemen, waarbij consensus wordt nagestreefd.

Werkwijze:
Uitkomst van een evaluatie van het vervolgbeleid kan ook zijn dat de behandeling wordt beëindigd. Bij elke evaluatie komt expliciet de vraag aan de orde of de behandeling moet worden voortgezet dan wel dat verdere behandeling niet aangewezen is.

1.2.2 Procesmodel Kinderen & Jeugd

Aanmelding

Beschrijving:

Doel:
Informatie geven over ons Centrum en de cliënt/het cliëntsysteem in staat stellen zich aan te melden voor behandeling

Werkwijze:
Cliënt/Cliëntsysteem kan zich inschrijven via de website en krijgt dan per omgaande bericht. Wanneer de aanmelding passend is en er een verwijsbrief van de huisarts is wordt een uitnodiging voor intake gestuurd. Daarnaast moet er doorgaans een beschikking van de betrokken Gemeente zijn dat behandeling mag worden uitgevoerd. Bij de intake wordt gekeken of de aanmelding juist is en er een passend aanbod voor behandeling vanuit ons Centrum kan worden gedaan

Intake

Beschrijving

Doel:
Het in overleg met de cliënt vaststellen van het vervolgbeleid en het doel waaraan in de eerstvolgende periode gewerkt zal gaan worden.

Werkwijze:
Het in kaart brengen van de (psychiatrische) voorgeschiedenis, de huidige klachten, de huidige leefsituatie, gebruik van medicatie, de behandelvoorgeschiedenis, de actuele stressbronnen, de ernst en intensiteit van de klachten, de hulpvraag en de behandelwensen van de cliënt.  Voor Kinderen&Jeugd geldt in verhoogde mate dat ouders/verzorgers van de cliënt een belangrijke rol spelen bij het verzamelen van deze informatie

Vervolgbeleid

Beschrijving

Doel:
De uitvoering van een Vervolgbeleid duurt ten hoogste 3 maanden, waarna een evaluatie van de bereikte resultaten plaatsvindt. 

Werkwijze:
Het vervolgbeleid bestaat uit  één of meer van de volgende mogelijkheden

  • Ontwikkelingsanamnese
  • Intelligentieonderzoek
  • Neuropsychologisch onderzoek
  • Kinderpsychiatrisch onderzoek
  • Gezinsdiagnostisch onderzoek
  • Spelobservatie
  • Explorerende gesprekken om de problematiek te verhelderen
  • Behandeling van een inhoudelijk domein

Evaluatie

Beschrijving

Doel:
Samen met de cliënt de resultaten evalueren van datgene wat in het afgelopen traject bereikt is met betrekking tot het behandeldoel. Vervolgens tot een beslissing komen of er een vervolgbeleid nodig is en hoe dat vervolgbeleid eruit ziet.

Werkwijze:
Bespreken wat de cliënt /cliëntsysteem in de loop van dit vervolgbeleid  heeft bereikt; of er aan de samenwerking iets heeft ontbroken; wat het oordeel is van de cliënt/het cliëntsysteem is over de behandelaar en de relatie met de behandelaar.

Vervolgens worden deze resultaten afgezet tegen de scores op de ROM-vragenlijsten.

Tenslotte wordt gesproken over de wenselijkheid en noodzakelijkheid van een vervolgbeleid. Aan de orde komt de vraag welk domein van behandeling in de komende drie tot vier maanden zal worden behandeld.

Er wordt schriftelijk een nieuw Vervolgbeleid geformuleerd, voorzien van een datum waarop de cliënt/het cliëntsysteem akkoord ging met het nieuwe vervolgbeleid.

Bij de evaluatie vindt er (in één dagdeel) een gesprek tussen cliënt/cliëntsysteem en Regiebehandelaar plaats. Vervolgens overleggen Behandelaar(s) en Regiebehandelaar over de uitkomsten en nemen zij een beslissing over een voorstel voor vervolgbeleid. In een afsluitend gesprek legt de Behandelaar het voorstel voor vervolgbeleid aan de Cliënt/cliëntsysteem voor.

Na toelichting en bespreking wordt in dit overleg het definitieve vervolgbeleid voor de komende 3  maanden vastgesteld.

Afronding

Beschrijving

Doel:
In overleg met de cliënt/cliëntsysteem  vaststellen of voortzetten van de behandeling aangewezen (noodzakelijk en/of nuttig) is en hierover een expliciet besluit nemen, waarbij consensus wordt nagestreefd.

Werkwijze:
Uitkomst van een evaluatie bij het einde van de uitvoering van een vervolgbeleid kan ook afronden van de behandeling zijn. Bij elke evaluatie komt expliciet de vraag aan de orde of de behandeling moet worden voortgezet.

1.2.3 Organisatie

Beschrijving

Doel:
Het regelen en sturen van de organisatie.

Werkwijze:
Het sturen en regelen van de organisatie  vindt plaats middels:

  • een duidelijke organisatiestructuur met functies en taken;
  • een goed doordachte overlegstructuur
  • veiligheid voor cliënten en medewerkers
  • een regeling omtrent waarneming en raadpleging
  • het borgen van de bereikbaarheid

1.2.4 Verbetermanagement

Beschrijving

Doel:
Het beschrijven en evalueren van werkprocedures en werkwijzen waardoor de medewerkers informatie en feedback krijgen ten dienste van de continue verbetering van de organisatie. Het kan hierbij gaan om het adequaat en tijdig afhandelen van klachten, maar ook om het herontwerpen van procedures of het implementeren van nieuwe methoden en technieken.

Werkwijze:
Door de proceseigenearen  wordt gewerkt met het  Plant – Do – Check – Act  model, de PDCA-cyclus, zodat er een continue feedback is over werkwijze en procedure:

  1. SMART gemaakte plannen en doelstellingen;
  2. Uitvoering monitoren met nauwkeurige data-analyse
  3. Checken of de uitvoering nog in lijn is met de plannen
  4. Bijsturen waar dat nodig is

1.2.5 Actualiseren en vernieuwen van zorg- en dienstverlening

Beschrijving

Doel:
Het actualiseren en vernieuwen van het zorg- en dienstverleningsaanbod van de organisatie.

Werkwijze:

  • De behandelaars volgen ontwikkelingen in het vakgebied (Wet- en regelgeving, werkwijzen en methodiek) via abonnementen op tijdschriften, nieuwsbrieven, lidmaatschap van branchevereniging, het deelnemen aan scholingen en symposia.
  • De eventuele maatregelen die de behandelaars nemen om de zorg- en dienstverlening te verbeteren, worden geregistreerd en ingebracht tijdens werk- en collegiaal overleg en getoetst aan beleidsplan en werkwijzen.

1.2.6 Ketenpartners

Beschrijving

Doel:
Verhelderen van de positie van  Centrum GGZ Wageningen in het zorgveld van de regio en daarbuiten teneinde zo goed mogelijk in kaart te brengen wat de zorgvragen van onze doelgroepen zijn met het doel  zo goed mogelijk in te spelen op de behoeften van de partners die naar ons verwijzen enerzijds en de partners naar wie wij (terug)verwijzen anderzijds.

Werkwijze:

  • Inventariseren welke partners voor ons Centrum van belang zijn;
  • Planmatig de samenwerking met deze partners optimaliseren
  • Partner-specifieke samenwerkingsplannen maken

1.2.7 Personeelsmanagement

Beschrijving

Doel:
Het plaatsen van de juiste mensen op de juiste plaats, het bevorderen van een goede werksfeer en de kwaliteit van uitvoering.

Werkwijze
Hiervoor zijn nodig:

  • Functie- en taakomschrijvingen van alle functies
  • Resultaat- en Ontwikkelingsgesprekken
  • Adequate samenstelling van personeel en capaciteit
  • Werving en selectie
  • Opleiding en Loopbaanbeleid
  • Arbeidsvoorwaardem
  • Klachtenbeleid
  • Beleid ziekteverzuim en Arbobeleid
  • Vrijwaren van druk

1.2.8 Beheer van voorraden en ruimtes

Beschrijving

Doel:
Doelmatig, efficiënt en tijdig voorzien in producten en diensten die nodig zijn om het werk zo soepel mogelijk te laten verlopen

Werkwijze:

  • Waarborgen dat producten worden betrokken bij betrouwbare, erkende leveranciers. en providers
  • Zorgen voor tijdige en efficiënte bestelling van producten.
  • Zorgen voor een passende opslag van producten.
  • zorgen van een efficiént gebruik van werkruimtes

1.2.9 Onderhoud

Beschrijving

Doel:
Doelmatig, efficiënt en tijdig schoonhouden van ontvangst-, gespreks- en vergaderruimtes en het doelmatig, efficiënt en tijdig onderhouden van apparatuur die nodig zijn om het werk zo soepel mogelijk te laten verlopen

Werkwijze:

  • Het tijdig en adequaat onderhouden van deontvangst-, gespreks- en vergaderruimtes;
  • Het tijdig en adequaat onderhouden van de apparatuur;
  • Het doelmatig, efficient en tijdig aanschaffen en introduceren van nieuwe apparatuur.

1.2.10 Facturering

Beschrijving

Doel:
Het op tijd en op de juiste wijze aanleveren van gegevens die nodig zijn voor het maken van facturen en vervolgens deze facturen op de juiste plaats en tijd inleveren.

Werkwijze
Procedures van factureren en declareren toepassen.

1.2.11 Beheer Documenten

Beschrijving

Doel:
Het volgens richtlijnen aanmaken, wijziging en archiveren van de in de organisatie gebruikte documenten, handboeken, dossiers en archieven.

Werkwijze
Met de systematische verwerking en archivering van documenten

  1. die tijdens het werkproces worden gemaakt
  2. die het werkproces ondersteunen

is een functionaris met een specifieke taakomschrijving belast.

2 Rollen

Het GGZ Centrum Nederland kent op elke vestiging één Regiebehandelaar K&J en één Regiebehandelaar Volwassenen Zowel voor K&J als voor Volwassenen zijn er bovendien meerdere (uitvoerende) Behandelaren.

Algemeen Directeur

De Algemeen Directeur staat aan het hoofd van onze instelling. De functie van Algemeen Directeur heeft coördinerende, leidinggevende, beleidsbepalende, toezichthoudende en vertegenwoordigende aspecten. De directeur coördineert de uitvoering van de werkzaamheden en de communicatie tussen de behandelaren. De directeur geeft leiding aan de werknemers en bepaalt mede de strategie en het (personeels)beleid van de organisatie en legt dit vast in financiële meerjarenplannen. Een belangrijk onderdeel van de functie is de vertegenwoordiging van ons Centrum naar externe partners.

Inhoudelijk Directeur

Inhoudelijk Directeur geeft leiding aan de (hoofd)behandelaren met het doel om de kwaliteit van de geboden zorg te waarborgen en te verbeteren. De inhoudelijk Directeur draagt er zorg voor dat behandelingen worden vorm gegeven en uitgevoerd volgens de richtlijnen kaders die door het GGZ Centrum Wageningen als zodanig zijn ontworpen en vastgesteld. De Inhoudelijk Directeur treedt bij de uitoefening van deze taken niet in de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de (hoofd)behandelaren.

Regiebehandelaar Kinderen & Jeugd

De Regiebehandelaar geeft inhoudelijk leiding aan het behandelproces van de cliënt/ het cliëntsysteem, zoals dat door de behandelaren daadwerkelijk wordt uitgevoerd. De Regiebehandelaar is op een sturende manier betrokken bij Intake, Evaluatie, vaststellen van Vervolgbeleid en Afronding van de behandeling  en zorgt ervoor dat de Behandelplannen adequaat worden vorm gegeven en uitgevoerd. De Regiebehandelaar toetst of de behandelingen volgens de vastgestelde richtlijnen worden uitgevoerd.

De Regiebehandelaar ziet toe op het verloop van de samenwerking. Dat houdt in dat de  Regiebehandelaar gesprekken voert met de cliënt/het cliëntsysteem in de intakefase (bij de vaststelling van het Vervolgbeleid), tijdens de uitvoering van het Vervolgbeleid (bij de evaluatie van de voortgang van de behandeling) en in de afsluitende fase van de behandeling.

Regiebehandelaar Volwassenen

De Regiebehandelaar geeft inhoudelijk leiding aan het behandelproces van de cliënt/ het cliëntsysteem, zoals dat door de behandelaren daadwerkelijk wordt uitgevoerd. De Regiebehandelaar is op een sturende manier betrokken bij Intake, Evaluatie, vaststellen van Vervolgbeleid en Afronding van de behandeling  en zorgt ervoor dat de Behandelplannen adequaat worden vorm gegeven en uitgevoerd. De Regiebehandelaar toetst of de behandelingen volgens de vastgestelde richtlijnen worden uitgevoerd.

De Regiebehandelaar ziet toe op het verloop van de samenwerking. Dat houdt in dat de  Regiebehandelaar gesprekken voert met de cliënt/het cliëntsysteem in de intakefase (bij de vaststelling van het Vervolgbeleid), tijdens de uitvoering van het Vervolgbeleid (bij de evaluatie van de voortgang van de behandeling) en in de afsluitende fase van de behandeling.

Behandelaar Kinderen & Jeugd

De Behandelaar geeft uitvoering aan datgene wat in het Vervolgbeleid is vastgesteld als noodzakelijke zorg. De Behandelaar voert deze behandeling zelfstandig uit, binnen de kaders van zorg van het GGZ Centrum Nederland (Wageningen). Richtlijnen van de beroepsverenigingen gelden. Protocollen die betrekking hebben op de gediagnosticeerde stoonissen worden aangepast aan de individuele problematiek en toegepast. 

Behandelaar Volwassenen

De Behandelaar geeft uitvoering aan datgene wat in het Vervolgbeleid is vastgesteld als noodzakelijke zorg. De Behandelaar voert deze behandeling zelfstandig uit, binnen de kaders van zorg van het GGZ Centrum Nederland (Wageningen). Richtlijnen van de beroepsverenigingen gelden. Protocollen die betrekking hebben op de gediagnosticeerde stoonissen worden aangepast aan de individuele problematiek en toegepast. 

Coördinator

De Coördinator verricht werkzaamheden op secretarieel en organisatorisch gebied ten behoeve van de Directie. De functie is uitvoerend en organisatorisch van aard.

Administratieve Controleur Primaire processen

De Administratieve Controleur ziet toe op de administratieve voortgang van de processchema’s Kinderen&Jeugd, Volwassenen, WMO en Onderzoeker-consulent Externe Opdrachtgevers. De administratieve controleur spreekt behandelaren aan op het ontbreken van gegevens in het dossier en controleert of de externe rapportages plaatsvinden.

Receptionist(e)

De receptionist(e)  krijgt leiding van de Algemeen Directeur. Taken van de receptionist(e)  zijn:

  1. de telefonische bereikbaarheid waarborgen
  2. het ontvangen van mensen die binnenlopen bij het Inloopspreekuur
  3. het maken van afspraken voor behandelsessies en inplannen in het EPD
  4. het assisteren bij het afnemen van vragenlijsten rond intake en evaluatie

Financiële administrateur

De financieel administrateur heeft tot taak de geldstroom van ons Centrum in goede banen te leiden. Taken zijn:

  1. Controleren en verwerken van alle uitgaande en binnenkomende facturen;
  2. Voorbereiden betalingen, bewaking van debiteuren;
  3. Inboeken van Bank- en kasboek, aansluiten rekeningen;

Medewerker Schoonmaak

De medewerker schoonmaak krijgt leiding van de Algemeen Directeur. De medewerker verricht de schoonmaakwerkzaamheden die zijn overeengekomen.

Documenten

  • Organogram
  • Behandelaren van het GGZ Centrum Wageningen
  • Professioneel Statuut en Verantwoordelijkheden

3 Volwassenen

Vooraf

Het is vaak aangewezen dat het primaire steunsysteem bij het uitvoeren van de Intake betrokken wordt. Dat is vooral, maar niet uitsluitend, het geval bij Intakes van jeugdige cliënten. Het doel is het verwerven van informatie en het betrekken van het steunsysteem bij de uitvoering en evaluatie van de behandeling,

3.1 Aanmelding

3.1.1 Verwijzing door huisarts naar GGZ

Cliënten worden door de huisarts verwezen voor zorgverlening in het kader van de GGZ . In ons Centrum kan  zowel Gegeneraliseerde Basis GGZ als Specialistische GGZ worden gegeven. Verwijzing door de huisarts is hierbij een vereiste.

3.1.2 Telefonische bereikbaarheid

GGZ Centrum Nederland is tijdens kantooruren  telefonisch bereikbaar voor cliënten en verwijzers, via het centrale nummer.

Van maandag t/m vrijdag is overdag binnen kantoortijden secretariaat aanwezig. Het secretariaat is verantwoordelijk voor het aannemen van telefonische berichten en het afhandelen hiervan. Daarnaast hebben alle behandelaren een mobiele telefoon waarmee zij zelf contacten onderhouden met cliënten, familie, verwijzers en andere ketenpartners.

Werkwijze:

  1. Het secretariaat is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking en planning. De telefoon wordt aangenomen met naam organisatie en voor- en achternaam van de medewerker.
  2. De beller wordt voorkomend te woord gestaan. Er wordt gevraagd waarvoor men belt.
  3. Indien mogelijk: verbind door.
  4. De naam van de patiënt wordt genoteerd op gegevenskaart of in computer in patiëntendossier
  5. Wil een cliënt zich aanmelden dan wordt hij/zij kort geïnformeerd over de aanmeldingsprocedure en uitgenodigd te komen op het Inloopspreekuur. Het Inloopspreekuur vindt dagelijks op werkdagen plaats van 9 – 10 uur. Tijdens het Inloopspreekuur is altijd een behandelaar aanwezig.

3.1.3 Inloopspreekuur

Personen die zich voor een vorm van zorg of hulp door ons Centrum willen aanmelden kunnen binnenlopen in ons Inloopspreekuur dat dagelijks van 9 – 10 uur plaatsvindt. Dat inloopspreekuur wordt altijd bemand door een behandelaar van ons Centrum. Bij een passende vraagstelling kan er dan meteen een Screeningsgesprek plaatsvinden

3.1.4  Data bij Aanmelding

  • Persoonsgegevens
  • Gegevens Zorgverzekeraar

3.1.5 Documenten bij Aanmelding

  •  Persoonsgegevens
  •  ID bewijs
  • Actes van Cessie
  • Verwijsbrief

3.2 Screening

3.2.1 Screeningsgesprek

Door middel van het screeningsgesprek vormt de screener zich een beeld van de cliënt en de reden voor zijn wens zich aan te melden voor zorg. De screener heeft hierbij de volgende taken:

  • Bespreken dat voor een GGZ-aanmelding een verwijsbrief van de huisarts nodig is. Eventueel meldt de screener aan de huisarts dat de betreffende cliënt is komen aanlopen op het Inloopspreekuur
  • De screener vormt zich een oordeel over de termijn waarbinnen een eventueel intakgesprek moet plaatsvinden (regulier of spoed)
  • De screener beslist of er een intake moet plaatsvinden
  • De screener maakt een verslag van het screeningsgesprek. Dat verslag wordt opgenomen in het Intakeverslag

Werkwijze:

  1. C neemt contact op:
    • C belt op. Tijdens het telefoongesprek wordt C uitgenodigd langs te komen bij het inloopspreekuur, dat dagelijks van 9 – 10 uur plaatsvindt.
    • C komt binnenlopen buiten het inloopspreekuur. C wordt uitgenodigd langs te komen bij het inloopspreekuur, dat dagelijks van 9 – 10 uur plaatsvindt.
  2. Wanneer C door de huisarts wordt verwezen voor een behandeling of onderzoek in het kader van de GGZ (BasisGGZ of Specialistische GGZ) heeft C een verwijsbrief nodig van de huisarts.
    • De huisarts belt in voorkomende gevallen voor overleg. In principe vindt dat overleg plaats in de tijd van het dagelijkse spreekuur ( 9 – 10 uur) tenzij de omstandigheden om iets anders vragen
  3. C meldt zich op het inloopsppreekuur. Er vindt een kort gesprek plaats, een screeningsgesprek. Dit gesprek wordt gevoerd door de screener.
  4. Van het screeeningsgesprek wordt een kort verslag geschreven. Het screeningsgesprek leidt tot een conclusie, namelijk of en waarom er wordt overgegaan tot een intakegesprek
    • Als wordt overgegaan tot toewijzing van een intakegesprek wordt de conclusie van het screeningsgesprek door de screener in het intakeverslag van C ingevoegd;
    • Als niet wordt overgegaan tot toewijzing van een intakegesprek wordt de conclusie van het screeningsgesprek in een Terugverwijsbrief aan de verwijzer gestuurd. Met C wordt in dit geval geen vervolgafspraak gemaakt maar wordt C teruggestuurd naar de verwijzer.
      • Met de cliënt wordt deze conclusie van “geen intakegesprek” uiteraard eveneens besproken.
  1. Bij toewijzing van een intakegesprek na afloop van het screeningsgesprek
    • Krijgt C een datum voor het eerste gesprek en een intaker toegewezen. Deze uitnodiging wordt hem schriftelijk bevestigd.
    • C ontvangt per email een link voor het in vullen van ROM-vragenlijsten. Mocht C niet over internet beschikken vult C na afloop van het screeningsgesprek de ROM-vragenlijsten in.
  2. In de periode tussen screeningsgesprek en intakegesprek kan C binnenlopen tijdens het inloopspreekuur. Van deze contacten worden verslagen toegevoegd aan het dossier.

3.2.2 Cliëntinformatie verzamelen

Overdag tijdens kantooruren is het secretariaat (receptioniste) aanwezig. De receptioniste  heeft met betrekking tot de cliënt die zich bij het inloopspreekuur heeft aangemeld de volgende taken:

  • verzamelen van de gegevens, kopieën en persoonsgegevens van de cliënt die nodig zijn om een volledig dossier in het EPD te kunnen aanmaken.
  • met de cliënt de intakedatum (Intakestraatje) plannen
  • zorgen dat de cliënt de benodigde ROM-vragenlijsten kan invullen (link geven, of afname vragenlijsten op ons Centrum plannen)
  • ckiënt wordt gevraagd een acte van Cessie te tekenen, in verband met de financiële afwikkeling

3.2.3 Plannen van de Intake

Het inplannen van een adequate Intakeprocedure: het Intakestraatje, waarbij de cliënt een gesprek heeft met de Intaker (beoogde behandelaar),en de Regiebehandelaar. Resultaat van het Intajestraatje is een duidelijke Vervolgbeleid voor de eerstvolgende drie maanden en een afspraak voor het eerste behandel- of onderzoeksgesprek
 
Werkwijze:

  1. Het secretariaat geeft de cliënt aan op welk moment een afspraak gemaakt kan worden. Daarbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
  • afspraken worden genoteerd in de centrale digitale agenda.
  • spoedafspraken zijn mogelijk na overleg met de behandelaar. Deze maakt daarbij een inschatting van de urgentie van de klacht
  • ons streven is een intake binnen twee weken na screening te plannen

3.2.4 Data bij Screening en plannen van Intake

Beschrijving

Doel:
Dossier (map of computerbestand) met gegevens rond de aanmelding, screening en plannen van intake compleet maken.

Werkwijze:
De volgende gegevens worden verzameld:

  •  Screeningsverslag (deel van Intakeverslag)
  • Verwijsbrief van de verwijzer
  • Intakedatum
  •  Dossier (EPD)
  • Dossier Vragenlijsten op Telepsy
  • Vragenlijsten versturen aan Cliënt (middels telepsy)

3.2.5 Documenten bij Screening en Plannen van Intake

  • Document met de inhoud van het Screeningsgesprek
  • Document met een lijst van ROM-vragenlijsten
  • Document met betrekking tot Privacy en Dossiervorming
  • Takenlijst Screener
  • Takenlijst administratieve controleur
  • Takenlijst receptioniste

3.3 Intake

Beschrijving

Doel:
Het in kaart brengen van de (psychiatrische) voorgeschiedenis, de huidige klachten, de huidige leefsituatie, gebruik van medicatie, de behandelvoorgeschiedenis, de actuele stressbronnen, de ernst en intensiteit van de klachten, de hulpvraag en de behandelwensen van de cliënt. 

Het in overleg met de cliënt vaststellen van het vervolgbeleid en het domein waarbinnen  in de eerstvolgende periode gewerkt zal gaan worden. Het vervolgbeleid kan bestaan uit behandeling van een inhoudelijk behandeldoel, maar ook uit Psychodiagnostisch Onderzoek (persoonlijkheid, cognitieve functies, ASS, ADHD etc). De uitvoering van een behandel- of onderzoeksplan duurt ten hoogste 3 maanden, waarna een evaluatie van de bereikte resultaten plaatsvindt.  

Werkwijze:
De werkwijze bij de  Intake (“het Intakestraatje”)  is erop gericht in één dagdeel te komen tot een expliciet vervolgbeleid voor de eerstkomende periode van drie en ten hoogste vier maanden.

Deelnemers aan het Intakestraatje zijn

  • de Cliënt
  • de Intaker
  • de Regiebehandelaar Volwassenen.

Bij een aanmelding kan er sprake zijn van een aanmelding voor GBGGZ en SGGZ. Een intake SGGZ vindt plaats aan de hand van het format voor Intakegesprekken; Intake voor GBGGZ vindt plats volgens het KOP-model

3.3.1 Gesprek door Cliënt en Intaker

Beschrijving

Doel:
Verzamelen van gegevens om tot een adequaat Vervolgbeleid te komen.

Werkwijze:
De Intake wordt begonnen met een gesprek tussen Cliënt en Intaker. Bij een Intake SGGZ komen de volgende zaken aan de orde:  

  1. Reden van verwijzing
  2. Klachten, die voor C nu op de voorgrond staan en last veroorzaken
  3. Behandelgeschiedenis met betrekkking tot deze klachten
  4. Behandelgeschiedenis met betrekking tot andere klachten
  5. Medicatie
  6. Stamgezin: opvoedgeschiedenis en huidige contacten
  7. Partner en kinderen, geschiedenis hiervan, eerdere partners, huidige contacten
  8. Sociaal netwerk en terugtrekken
  9. Werk en carrière
  10. Opleiding
  11. Traumatiserende gebeurtenissen
  12. Seksualiteit
  13. Middelengebruik
  14. Suïcidaliteit
  15. Functioneren tijdens gesprek
  16. Persoonlijke stijl
  17. Hulpvraag

Bij een Intake GBGGZ wordt gewerkt met het K(lachten) – O(mstandigheden) – P(ersoonlijke stijl) – model.

3.3.2 Gesprek door Cliënt en Regiebehandelaar

Beschrijving

Doel:
Het gesprek tussen Cliënt en Regiebehandelaar heeft de volgende doelen:

  • Het bespreken van de actuele klachten, zodat een diagnose en DSM-classificatie kan worden gesteld;
  • Daarnaast wordt via het onderzoek beoordeeld of er specifieke beperkingen zijn waarmee rekening moet worden gehouden;
  • Tevens ontvangt de cliënt informatie over de uitslagen op de diverse vragenlijsten;
  • Fase van behandeling waarin de cliënt verkeert wordt vastgesteld;
  • Tenslotte wordt gesproken over eerdere behandelingen en de resultaten daarvan en de wensen van cliënt met betrekking tot het Vervolgbeleid.

Werkwijze:
Aan de orde komen:

  • De actuele klachten en stressbronnen;
  • Gebruik van medicatie
  • Eerdere contacten met zorgverlening en de resultaten hiervan zoals de Cliënt dat ziet;
  • wensen en verwachtingen ten aanzien van de zorgverlening door ons centrum met betrekking tot het Vervolgbeleid;
  • Voorafgaand aan het gesprek vult C een aantal vragenlijsten in; de uitslagen hiervan worden door de Regiebehandelaar besproken met de cliënt;
  • Vragen van Cliënt bij de gang van zaken in ons Centrum

3.3.3 Overleg tussen Intaker en Regiebehandelaar

Beschrijving

Doel:
Te komen tot een duidelijk en onderbouwd advies voor Vervolgbeleid dat aan Cliënt kan worden voorgelegd.

Werkwijze:
In het overleg tussen Intaker en Regiebehandelaar komen de volgende zaken aan de orde:

  • DSM vaststellen
  • Uitslagen op vragenlijsten bespreken
  • Beschikbaar/nabellen vaststellen en vastleggen in dossier
  • Diagnostische beschrijving
  • Vervolgbeleid
  • Uitslagen op ROM en NVM in vervolgbeleid opnemen

Regiebehandelaar en de intaker stellen in overleg vast of er een indicatie is voor behandeling. Indien dit het geval is, wordt er een voorstel/advies aan de cliënt over het uit te voeren vervolgbeleid geformuleerd.  Wanneer Regiebehandelaar en intaker concluderen dat behandeling niet zinvol is, wordt dit  met de cliënt besproken, in het dossier genoteerd en wordt de behandelepisode afgesloten.

 3.3.4 Afrondend gesprek door Cliënt en Intaker

Beschrijving

Doel:
aan de cliënt voorleggen van het advies voor het vast te stellen vervolgbeleid en hierover consensus te bereiken.

Werkwijze:
De Intaker informeren de cliënt over de bevindingen uit de intake en de het voorgestelde Vervolgbeleid. Hier zijn verschillende mogelijkheden:

  1. een traject van psychodiagnostisch onderzoek naar:
    1. persoonlijkheidstructuur en/of –stoornissen
    2. cognitieve functies
    3. stoornissen op het Autisme Spectrum
    4. stoornissen in de Aandachts- en activiteitsfuncties
    5. neuropsychologisch onderzoek
  2. een traject van exploratie naar de behandelmogelijkheden, in procesdiagnostische aanpak
  3. behandeling van een behandeldoel, zoveel mogelijk in SMART-termen

Het Vervolgbeleid wordt aan de cliënt voorgesteld en beargumenteerd. Het kan uiteraard zijn dat de cliënt een ander vervolgbeleid voorstelt. Dergelijke kwesties worden goed besproken. Doorgaans wordt de voorkeur van de cliënt gevolgd. Het voorstel wordt niet gevolgd als de Intaker en de Regiebehandelaar zwaarwegende redenen voor dit specifieke Vervolgbeleid hebben. Meest aangewezen is dan een vervolgtraject waarin verder wordt geëxploreerd wat de mogelijkheden van consensus zijn.

 3.3.5 Vastleggen van gegevens

Beschrijving

Doel:
Een beveiligd cliëntendossier waarin alle zorginhoudelijke afspraken rondom de cliënt terug te vinden zijn.

Inleiding
Van elke ingeschreven cliënt wordt een elektronisch patiëntendossier aangelegd. In het elektronisch cliëntendossier zijn de aanmelding, intake, het beloop van de behandeling en gemaakte behandeldoelen terug te vinden.

Werkwijze:
Deze gegevens worden later door de secretaresse verwerkt tot een intakebrief voor de verwijzer.

Nadat het vervolgbeleid is vastgesteld

  • wordt er bericht gestuurd aan de huisarts
  • wordt door de Regiebehandelaar het Vervolgbeleid ingevuld en toegevoegd aan het dossier
  • wordt door de Regiebehandelaar de DSM-classificatie ingevuld in het dossier
  • wordt door de Regiebehandelaar de diagnostische beschrijving toegevoegd aan het dossier
  • worden door de Regiebehandelaar het beleid omtrent beschikbaarheid en nabellen en de ingevulde zorgindicator toegevoegd aan het dossier

In de periode tussen intakegesprekken en eerste behandelgesprek kan C binnenlopen tijdens het inloopspreekuur. Van deze contacten worden verslagen toegevoegd aan het dossier.

Intimi (familie, goede bekenden) nemen contact op over C om hun zorgen te uiten en aan te dringen op goede zorg, in het kader van deze intake. Intimi worden verwezen naar de intaker. De intaker hoort de informatie aan en legt verslag. Gegevens uit dit verslag kunnen worden opgenomen in het Intakeverslag.

3.3.6 Verslaglegging naar verwijzer

Beschrijving

Doel:

Werkwijze:
Van deze zaken wordt verslag na Intake gestuurd aan de verwijzer en/of de betrokken steunsystemen. Bij K&J ontvangen doorgaans ouders of verzorgers van de cliënt een kopie van het Intakeverslag en het geconcipieerde vervolgbeleid. Het kan zijn dat hun expliciete toestemming vereist is (zie opmerkingen over de Behandelovereenkomst in het Verantwoordelijkhedendocument.

3.3.7 Plannen van eerste contact na Intake

Na afloop van het Intakestraatje wordt onmiddellijk een eerste afspraak voor de start van het vervolgbeleid  gemaakt met de cliënt.

 3.3.8 Data bij Intake en vaststellen Vervolgbeleid

  • Zorgindicator: uitslag en beoordeling    
  • Melding Beschikbaar/nabellen bij Administratieve Gegevens
  • Uitslagen op Vragenlijsten
  • verslaglegging aan de verwijzer

3.3.9 Documenten bij Intake en vaststellen Vervolgbeleid

  • Gedragscode
  • Belangrijke steunsystemen bij de samenwerking betrekken, protocol
  • Communicatie klanten, beleid
  • Verantwoordelijkhedendocument
  • ROM-instrumenten
  • Zorgindicator
  • Berichten aan de huisarts na Intakefase
  • Verschillende soorten van Psychodiagnostisch Onderzoek
  • Takenlijst Intaker
  • Takenlijst RB
  • Takenlijst Administratieve Controleur

3.4 Uitvoeren Vervolgbeleid

Beschrijving

Doel:
Het uivoeren van het vervolgbeleid zoals verwoord in het dossier onder het blad “Vervolgbeleid”. De behandelaar houdt hierbij rekening met de in het vervolgbeleid aangegeven fase van behandeling waarin de cliënt verkeert.

Werkwijze:
Inhoud van het Vervolgbeleid wordt bij het afrondend gesprek in de Intake definitief vastgesteld. Het vervolgebeleid bestaat uit (een keuze uit één of meer van) de volgende zaken:

  1. Het doel waar de behandeling zich op richt;
  2. ROM-score bij aanvang
  3. De Fase van Verandering waarin de cliënt zich bevindt
  4. Het behandeldoel van het actuele Vervolgbeleid
  5. De uitvoerend behandelaar
  6. Het aantal sessies
  7. Datum van akkoord gaan door de cliënt
  8. Ruimtes voor rapportages bij elke sessie
  9. ROM-score bij het einde van het Vervolgbeleid
  10. Ruimte voor rapportage van de evaluatie door de uitvoerend behandelaar en voor adviezen voor vervolg
  11. Ruimte voor rapportage evaluatie door Regiebehandelaar en aanbevelingen voor vervolg
  12. Besluit tot vervolg
  13. prognose bij afsluiting van dit vervolgbeleid

De behandelaar voert het vervolgbeleid uit zoals aangegeven. Na 3 maanden vindt een evaluatie plaats. Een evaluatie kan niet later maar wel eerder plaatsvinden als hiervoor voldoende reden bestaat. Het kan zijn dat het aantal sessies minder tijd kost dan 3 maanden, maar het kan ook zijn dat er inhoudelijke redenen zijn om eerder te evalueren. Uitkomst van een eerdere evaluatie is evengoed het vaststellen van een nieuw Vervolgbeleid.

Een laatste mogelijkheid is nog dat er tussentijds een tweede Vervolgbeleid wordt toegevoegd, na overleg tussen behandelaar en Regiebehandelaar. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een Vervolgbeleid met als doel “medicatie instellen”.

3.4.2 Data bij uitvoeren Vervolgbeleid

Gespreksnotities in Vervolgbeleid

3.4.3 Documenten bij uitvoeren Vervolgbeleid

  • Dwang en drang, beleid
  • Medicatieveiligheid, beleid
  • Takenlijst BH
  • Takenlijst RB
  • Takenlijst Administratieve Controleur
  • Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden

3.5 Evaluatie

Beschrijving

Doel:
Doel van de Evaluatie is om  in overleg tussen Cliënt, Behandelaar en Regiebehandelaar vast te stellen of de behandeling van de cliënt moet worden voortgezet. Wanneer er wordt besloten tot het inrichten van een Vervolgbeleid moet worden vastgesteld hoe dat Vervolgbeleid eruit ziet, langs de lijnen die hiervoor zijn aangegeven.  .

Werkwijze:

  1. De behandelaar bespreekt tijdens de laatste sessie van het afgesproken vervolgbeleid de voortgang en de resultaten;
  2. er wordt een ROM-vragenlijst afgenomen en een afspraak bij de RBingepland;
  3. de RB bespreekt de voortgang, de resultaten op de ROM, en overlegt of en zo ja, hoe de behandeling zou moeten worden voortgezet naar de opvatting van de cliënt;
  4. onmiddellijk na afloop van dit gesprek is er een overleg tussen RB en BH om te beslissen over voortzetting van de behandeling en het te bewerken behandeldomein
  5. BH heeft aansluitend een gesprek met de cliënt om het vervolgbeleid vast te leggen en te accorderen
  6. de huisarts ontvangt bericht van de uitkomsten van de evaluatie

3.5.1 Data bij Evaluatie

  • Verslag van eigen evaluatie door cliënt en/of door behandelaar
  • Verslag van de evaluatie
  • Afgelopen Vervolgbeleid
  • Nieuw Vervolgbeleid
  • Verslaglegging aan de verwijzer

 3.5.3 Documenten bij Evaluatie

  • Dwang en drang, beleid
  • Medicatieveiligheid, beleid
  • Takenlijst BH
  • Takenlijst HBH
  • Takenlijst Administratieve Controleur
  • Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden

3.6 Afronding

Beschrijving

Doel:
Het beëindigen van de samenwerking tussen cliënt en ons Centrum

Werkwijze:
Gelijk aan datgene wat hierboven bij evaluatie wordt beschreven. Evaluatiestraatje kan uitmonden in beëindigen van de samenwerking.

3.6.1 Data bij Afronding

Verslag afrondende evaluatie

3.6.2 Documenten bij Afronding

  • Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden
  • Takenlijst BH
  • Takenlijst HBH
  • Takenlijst Administratieve Controleur

4 Kinderen & Jeugd

Vooraf

Het is vaak aangewezen dat het primaire steunsysteem bij het uitvoeren van de Intake betrokken wordt. Dat is vooral, maar niet uitsluitend, het geval bij Intakes van jeugdige cliënten. Daar worden vaak ouders of verzorgers, maar ook de school  bij de intake betrokken. Het doel is het verwerven van informatie en het betrekken van het steunsysteem bij de uitvoering en evaluatie van de behandeling,

4.1             Aanmelding

4.1.1 Verwijzing door huisarts naar GGZ

Cliënten worden door de huisarts verwezen voor zorgverlening in het kader van de GGZ. In ons Centrum wordt behandeld in het kader van de SGGZ. Verwijzing door de huisarts is hierbij een vereiste. Bovendien is er doorgaans een maxchtiging van de Gemeente nodig die behandeling accordeert.

4.1.2 Aanmelding via de website

Beschrijving:

Doel:
Informatie geven over ons Centrum en de cliënt/het cliëntsysteem in staat stellen zich aan te melden voor behandeling

Werkwijze:
Cliënt/Cliëntsysteem kan zich inschrijven via de website en krijgt dan per omgaande bericht. Wanneer de aanmelding passend is en er een verwijsbrief van de huisarts is wordt een uitnodiging voor intake gestuurd. Bij de intake wordt gekeken of de aanmelding juist is en er een passend aanbod voor behandeling vanuit ons Centrum kan worden gedaan

4.1.3          Data bij Aanmelding

Beschrijving

Doel:
Dossier (map of computerbestand) met gegevens van screening en plannen van intake compleet maken.

Werkwijze:
De volgende gegevens worden verzameld:

  • Persoonsgegevens
  • ID bewijs
  • Screeningsverslag (deel van Intakeverslag)
  • Verwijsbrief van de verwijzer
  • Machtiging van de Gemeente
  • Intakedatum
  • Dossier (EPD)
  • Dossier Vragenlijsten op Telepsy
  • Ingevulde vragenlijsten

4.1.4 Documenten bij Screening en Planning Intake

  • Document met de inhoud van het Screeningsgesprek
  • Document met een lijst van ROM-vragenlijsten
  • Document met betrekking tot Privacy en Dossiervorming
  • Takenlijst BH
  • Takenlijst Administratieve Controleur

4.2 Intake

Beschrijving

Doel:
Het in kaart brengen van de (psychiatrische) voorgeschiedenis, de huidige klachten, de huidige leefsituatie, gebruik van medicatie, de behandelvoorgeschiedenis, de actuele stressbronnen, de ernst en intensiteit van de klachten, de hulpvraag en de behandelwensen van de cliënt. 

Het in overleg met de cliënt vaststellen van het vervolgbeleid en het doel waaraan  in de eerstvolgende periode gewerkt zal gaan worden. Het vervolgbeleid kan bestaan uit behandeling van een inhoudelijk behandeldoel, maar er zijn andere mogelijkheden:

  • Ontwikkelingsanamnese
  • Intelligentieonderzoek
  • Neuropsychologisch onderzoek
  • Kinderpsychiatrisch onderzoek
  • Gezinsdiagnostisch onderzoek
  • Spelobservatie
  • Explorerende gesprekken om de problematiek te verhelderen

Werkwijze:
De werkwijze bij de Intake is erop gericht in één dagdeel te komen tot een expliciet vervolgbeleid voor de eerstkomende periode van drie maanden.

Deelnemers aan de Intake zijn:

  • de Cliënt
  • de Intaker
  • de Regiebehandelaar Kinderen&Jeugd.

 4.2.1 Gesprek door Cliënt en Intaker

Beschrijving

Doel:
Verzamelen van gegevens om tot een adequaat Vervolgbeleid te komen.

Werkwijze:
De Intake wordt begonnen met een gesprek tussen Cliënt en Intaker. In dit eerste gesprek komen de volgende zaken aan de orde:

  • Verwijsbrief
  • Probleemanalyse
  • Actuele leefsituatie
  • Sociaal functioneren
  • Somatiek
  • Risicofactoren
  • Opvallende bevindingen
  • Beschrijvende diagnose
  • Hulpvraag

4.2.2 Gesprek door Cliënt en Regiebehandelaar

Beschrijving

Doel:
Het gesprek tussen Cliënt en Regiebehandelaar heeft de volgende doelen:

  • Het bespreken van de bevindingen, zodat een diagnose en DSM-classificatie kan worden gesteld;
  • Daarnaast wordt via het onderzoek beoordeeld of er specifieke beperkingen zijn waarmee rekening moet worden gehouden;
  • Tevens ontvangt de cliënt informatie over de uitslagen op de diverse vragenlijsten;
  • Fase van behandeling waarin de cliënt verkeert wordt vastgesteld;
  • Tenslotte wordt gesproken over eerdere behandelingen en de resultaten daarvan en de wensen van cliënt met betrekking tot het Vervolgbeleid.

Werkwijze:
Aan de orde komen:

  • De actuele klachten en stressbronnen;
  • Gebruik van medicatie
  • Eerdere contacten met zorgverlening en de resultaten hiervan zoals de Cliënt dat ziet;
  • wensen en verwachtingen ten aanzien van de zorgverlening door ons centrum met betrekking tot het Vervolgbeleid;
  • Voorafgaand aan het gesprek vult C een aantal vragenlijsten in; de uitslagen hiervan worden door de Regiebehandelaar besproken met de cliënt;
  • Vragen van Cliënt bij de gang van zaken in ons Centrum

 4.2.3 Overleg tussen Intaker en Regiebehandelaar

Beschrijving

Doel:
Te komen tot een duidelijk en onderbouwd advies voor Vervolgbeleid dat aan Cliënt kan worden voorgelegd.

Werkwijze:
In het overleg tussen Intaker en Regiebehandelaar komen de volgende zaken aan de orde:

  • DSM vaststellen
  • Uitslagen op vragenlijsten bespreken
  • Diagnostische beschrijving
  • Vervolgbeleid vaststellen

Regiebehandelaar en Intaker stellen in overleg vast of er een indicatie is voor behandeling. Indien dit het geval is, wordt er een voorstel/advies aan de cliënt over het uit te voeren vervolgbeleid geformuleerd.  Wanneer Regiebehandelaar en intaker concluderen dat behandeling niet zinvol is, wordt dit  met de cliënt besproken, in het dossier genoteerd en wordt de behandelepisode afgesloten.

 4.2.4 Afrondend gesprek door Cliënt en Intaker

Beschrijving

Doel:
aan de cliënt voorleggen van het advies voor het vast te stellen vervolgbeleid en hierover consensus te bereiken.

Werkwijze:

De Intaker informeren de cliënt over de bevindingen uit de intake en de het voorgestelde Vervolgbeleid. Hier zijn verschillende mogelijkheden:

  1. een traject van onderzoek:
    1. Ontwikkelingsanamnese
    2. Intelligentieondferzoek
    3. Neuropsychologisch onderzoek
    4. Kinderpsychiatrisch onderzoek
    5. Gezinsdiagnostisch onderzoek
    6. Spelobservatie
  2. een traject van exploratie naar de behandelmogelijkheden, in procesdiagnostische aanpak middels explorerende gesprekken
  3. behandeling van een behandeldoel

Het Vervolgbeleid wordt aan de cliënt voorgesteld en beargumenteerd. Het kan uiteraard zijn dat de cliënt een ander vervolgbeleid voorstelt. Dergelijke kwesties worden goed besproken. Doorgaans wordt de voorkeur van de cliënt gevolgd. Het voorstel wordt niet gevolgd als de Intaker en de Regiebehandelaar zeer zwaarwegende redenen voor dit specifieke Vervolgbeleid hebben. Meest aangewezen is dan een vervolgtraject waarin verder wordt geëxploreerd wat de mogelijkheden van consensus zijn.

 4.2.5 Vastleggen van gegevens

Beschrijving

Doel:
Een beveiligd cliëntendossier waarin alle zorginhoudelijke afspraken rondom de cliënt terug te vinden zijn.

Inleiding
Van elke ingeschreven cliënt wordt een elektronisch patiëntendossier aangelegd. In het elektronisch cliëntendossier zijn de aanmelding, intake, het beloop van de behandeling en vastgestelde behandeldoelen terug te vinden.

Werkwijze:
Deze gegevens worden verwerkt tot een intakebrief voor de verwijzer. Nadat het vervolgbeleid is vastgesteld

  • wordt er bericht gestuurd aan de huisarts
  • wordt door de Regiebehandelaar het Vervolgbeleid ingevuld en toegevoegd aan het dossier
  • wordt door de Regiebehandelaar de DSM-classificatie ingevuld in het dossier
  • wordt door de Regiebehandelaar de diagnostische beschrijving toegevoegd aan het dossier
  • worden door de Regiebehandelaar het beleid omtrent beschikbaarheid en nabellen en de ingevulde zorgindicator toegevoegd aan het dossier

In de periode tussen intakegesprekken en eerste behandelgesprek kan cliënt binnenlopen tijdens het inloopspreekuur. Van deze contacten worden verslagen toegevoegd aan het dossier.

Nauw betrokkenen en clientsysteem kunnen contact opnemen over cliënt om hun zorgen te uiten en aan te dringen op goede zorg, in het kader van deze intake. Zij worden verwezen naar de intaker. De intaker hoort de informatie aan en legt verslag. Gegevens uit dit verslag kunnen worden opgenomen in het Intakeverslag.

 4.2.6 Verslaglegging naar verwijzer

Beschrijving

Doel:

Werkwijze:
Van deze zaken wordt verslag na Intake gestuurd aan de verwijzer en/of de betrokken steunsystemen. Bij K&J ontvangen doorgaans ouders of verzorgers van de cliënt een kopie van het Intakeverslag en het geconcipieerde vervolgbeleid. Het kan zijn dat hun expliciete toestemming vereist is (zie opmerkingen over de Behandelovereenkomst in het Verantwoordelijkhedendocument.

 4.2.7 Plannen van eerste contact na Intake

Na afloop van de Intakewordt onmiddellijk een eerste afspraak voor de uitvoering van het vervolgbeleid  gemaakt met de cliënt.

 4.2.8 Data bij Intake en vaststellen Vervolgbeleid

  • Zorgindicator: uitslag en beoordeling
  • Melding Beschikbaar/nabellen bij Administratieve Gegevens
  • Uitslagen op Vragenlijsten

 4.2.9 Documenten

  • Gedragscode
  • Belangrijke steunsystemen bij de samenwerking betrekken, protocol
  •  Communicatie klanten, beleid
  •  Verantwoordelijkhedendocument
  •  ROM-instrumenten
  •  Zorgindicator
  •  Domeinen van Behandeling
  • Berichten aan de huisarts na Intakefase
  •  Verschillende soorten van Psychodiagnostisch Onderzoek
  •  Takenlijst Intaker
  •  Takenlijst HBH
  •  Takenlijst Administratieve Controleur

4.3 Uitvoeren Vervolgbeleid

4.3.1. Uitvoeren vervolgbeleid

Beschrijving

Doel:
Het uivoeren van het vervolgbeleid zoals verwoord in het dossier onder het blad “Vervolgbeleid”.

Werkwijze:

Inhoud van het Vervolgbeleid wordt bij het afrondend gesprek in de Intake definitief vastgesteld. Het vervolgebeleid bestaat uit (een keuze uit één of meer van) de volgende zaken:

  1. Het doel waar de behandeling zich op richt;
  2. Er wordt aangegeven of het een vervolg-Vervolgbeleid is dan wel een eerste Vervolgbeleid na Intake;
  3. ROM-score bij aanvang
  4. Het huidige behandeldomein van het actuele Vervolgbeleid; Dat kan bestaan uit:
    1. Psychodiagnostisch Onderzoek:
      1. Persoonlijkheid
      2. Cognitieve mogelijkheden
      3. ASS
      4. ADHD
      5. Neuropsychologisch onderzoek
    2. Exploreren, Consulteren, Adviseren, Instrueren
    3. Behandelen van een behandeldoel:
  5. de uitvoerend behandelaar
  6. het aantal sessies
  7. de datum van akkoord gaan door de cliént
  8. ruimtes voor rapportages, corresponderend met het aantal sessies
  9. ROM-score bij het einde van het Vervolgbeleid
  10. Ruimte voor rapportage van de evaluatie door de uitvoerend behandelaar en voor adviezen voor vervolg
  11. Ruimte voor rapportage evaluatie door Regiebehandelaar en aanbevelingen voor vervolg
  12. Besluit tot vervolg
  13. prognose bij afsluiting van dit vervolgbeleid

De behandelaar voert het vervolgbeleid uit zoals aangegeven. Na drie maanden vindt een evaluatie plaats. Een evaluatie kan niet later maar wel eerder plaatsvinden als hiervoor voldoende reden bestaat. Het kan zijn dat het aantal sessies minder tijd kost dan drie maanden, maar het kan ook zijn dat er inhoudelijke redenen zijn om eerder te evalueren. Uitkomst van een eerdere evaluatie is eveneens het vaststellen van een Vervolgbeleid.

Een laatste mogelijkheid is nog dat er tussentijds een tweede Vervolgbeleid wordt toegeveogd, na overleg tussen behandelaar en Regiebehandelaar. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een Vervolgbeleid:  “medicatie instellen”.

 4.3.2 Data bij Vervolgbeleid

 Verslaglegging van interventies

 4.3.3 Documenten bij Vervolgbeleid

  •  Dwang en drang, beleid
  •  Medicatieveiligheid, beleid
  •  Takenlijst BH
  •  Takenlijst HBH
  •  Takenlijst Administratieve Controleur
  •  Verschillende soorten van (Psychodiagnostisch) Onderzoek
  •  Verantwoordelijhedendocument

4.4 Evaluatie

Beschrijving

Doel:
Doel van de Evaluatie is om  in overleg tussen Cliënt, Behandelaar en Regiebehandelaar vast te stellen of de behandeling van de cliënt moet worden voortgezet. Wanneer er wordt besloten tot het inrichten van een Vervolgbeleid moet worden vastgesteld hoe dat Vervolgbeleid eruit ziet, langs de lijnen die hiervoor zijn aangegeven.  .

Werkwijze:

  1. De behandelaar bespreekt tijdens de laatste sessie van het afgesproken vervolgbeleid de voortgang en de resultaten;
  2. er wordt een ROM-vragenlijst afgenomen en een afspraak bij de Regiebehandelaar ingepland;
  3. de Regiebehandelaar bespreekt de voortgang, de resultaten op de ROM, en overlegt of en zo ja, hoe de behandeling zou moeten worden voortgezet naar de opvatting van de cliënt;
  4. onmiddellijk na afloop van dit gesprek is er een overleg tussen Regiebehandelaar en Behandelaar om te beslissen over voortzetting van de behandeling en het te bewerken behandeldomein
  5. Behandelaar heeft aansluitend een gesprek met de cliënt/het cliëntsysteem om het vervolgbeleid vast te leggen en te accorderen
  6. de huisarts ontvangt bericht van de uitkomsten van de Evaluatie

4.5 Afronding

Beschrijving

Doel:
Het beëindigen van de samenwerking tussen cliënt en ons Centrum

Werkwijze:
Gelijk aan datgene wat hierboven bij evaluatie wordt beschreven. Evaluatiestraatje kan uitmonden in beëindigen van de samenwerking.

4.5.1 Data bij Evaluatie en Afronding

  •  verslag van eigen evaluatie door cliënt en/of door behandelaar
  • Verslag van de evaluatie
  •  Afgerond Vervolgbeleid
  •  Nieuw afgesproken Vervolgbeleid
  •  Verslaglegging aan de verwijzer

4.5.2 Documenten bij Evaluatie en Afronding

  •  Taken BH bij evaluatie en afronding
  •  Taken HBH bij evaluatie en afronding
  •  Taken bij Administratieve Controleur bij Evaluatie en Afronding

5 Organisatie

Veiligheid voor cliënten en medewerkers

Beschrijving

Doel:
Het regelen en weergeven van de organisatorische aspecten van de organisatie.

Werkwijze:
Het sturen en regelen van de organisatie  vindt plaats middels:

  • een duidelijke organisatiestructuur met functies en taken;
  • een goed doordachte overlegstructuur
  • een regeling omtrent waarneming
  • het borgen van de bereikbaarheid

5.1 Organisatiestructuur

Beschrijving

Doel:
Een schematisch overzicht van de in de organisatie uit te oefenen functies en de (hiërarchische) verhoudingen tussen deze functies

Werkwijze:
Het overzicht wordt  weergegeven in het organogram van de organisatie.

5.2  Dagelijks Bestuur

Beschrijving

Werkwijze:
In ons kleinschalig Centrum is de Algemeen Directeur belast met de uivoering van het Dagelijks bestuur. De Algemeen Directeur kan hierbij naar goeddunken een beroep doen op functionarissen die in het Centrum werkzaam zijn. In de uitvoering vindt vooral samenwerking plaats met de Receptioniste en de Managementondersteuner.

5.3  Overlegstructuur

Beschrijving

Doel:
Optimaliseren van bedrijfsprocessen door middel van onderlinge afstemming en overleg op zodanige wijze dat de coördinatie van de functies optimaal is

Werkwijze:
Binnen de organisatie bestaan verschillende overleginstanties:

  • Behandeloverleg
    • Vindt plaats tussen behandelaren die bij een cliënt zijn betrokken;
    • Deelnemers: Regiebehandelaar en behandelaren
    • Verslaglegging: verslag in cliëntdossier.
  • Beleidsoverleg
    • Deelnemers: alle medewerkers van de organisatie
    • Frequentie: maandelijks.
    • Agenda:
      • voortgang beleidsplan
      • verbetervoorstellen
      • voortgang organisatie
      • nieuwe ontwikkelingen
    • Verslaglegging: notulen.
  • Klimaatbijeenkomst
    • Deelnemers: alle medewerkers
    • Frequentie: maandelijks
    • Agenda:
      • Elkaars werk en motivatie bespreken
      • Veiligheid vergroten zodat professionalisering kan groeien
    • Managementsoverleg
      • Voortgang van de organisatie over
        • kader waarbinnen de behandeling zich afspeelt;
        • finaciële continuïteit
        • personeels- en opleidingszaken
        • beleidsontwikkeling op verschillende termijnen
      • Raad van Toezicht kan deelnemer zijn, wanneer dat aan de orde is

5.4 Waarneming

Beschrijving

Werkwijze:
De Algemeen Directeur draagt er zorg voor dat belangrijke functies voor de organisatie (Receptie, bereikbaarheid, voortgang Dagelijks Bestuur) gecontinueerd worden bij diens afwezigheid

5.5  Borgen bereikbaarheid

Beschrijving

Doel:
Het borgen van bereikbaarheid.

Werkwijze:

  1. De organisatie heeft openings- en bereikbaarheidstijden bekend gemaakt in haar folder en organisatieinformatie
  2. De Algemeen Directeur zorgt er voor dat de organisatie geopend en bereikbaar is tijdens openings- en bereikbaarheidstijden. Wanneer er gewerkt wordt met een antwoordapparaat, wordt deze dagelijks beluisterd en wordt er teruggebeld.

5.6 Veiligheidsbeleid voor cliënten en medewerkers

Beschrijving

Doel:
Bij een adequaat veiligheidsbeleid draagt de instelling zorg voor het creeëren van een veilige cultuur. In een kleinschalige centrum als het onze is een hoofdingrediënt hiervoor een goed functionerend en transparant team, een goed functionerende cliëntenraad en korte lijnen die snel en goed overleg mogelijk maken. Veiligheidsbeleid is in eerste instantie vooral afhankelijk van een goed melding maken en registereren van incidenten. Vervolgens is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat er uit een incident zoveel mogelijk lering voor de toekomst wordt getrokken.

Werkwijze:
In het Document “Veiligheid voor medewerkers en cliënten GGZ Centrum Nederland” wordt de werkwijze tot in detail besproken

5.6  Data bij Organisatie

  • Verslagen van Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek
  • Meldingen van fouten, klachten, incidenten

5.7   Documenten bij Organisatie

  • Organogram
  • Takenlijst Algemeen Directeur
  • Professioneel Statuut en Verantwoordelijkhedendocument
  • Document Overlegstructuur
  • Document Bereikbaarheid, Waarneming en Raadpleging
  • Document Veiligheidsbeleid

6 Verbetermanagement

Beschrijving

Doel:
Het beschrijven van procedures en werkwijzen waardoor de organisatie informatie en feedback krijgt ten dienste van de continue verbetering van de organisatie. Het kan hierbij gaan om het adequaat en tijdig afhandelen van klachten, fouten en verbeteringen, maar ook om het herontwerpen van procedures of het implementeren van nieuwe methoden en technieken.

6.1 Uitvoeren risicoinventarisatie

Beschrijving

Doel:
Het uitvoeren van een risico-inventarisatie op de processen van de organisatie, om na te gaan of voldoende beheersmaatregelen zijn genomen voor de relevante risico's.

Werkwijze:

  1. De directie voert jaarlijks de risico-inventarisatie uit volgens het gelijknamige bestand.
  2. De directie verwerkt de uitkomsten van de inventarisatie zo nodig in het kwaliteitsmanagementsysteem (b.v. aanpassingen van- of nieuwe procedures).
  3. De directie zorgt dat de uitkomsten van de risicoinventarisatie worden besproken in het kader van de managementreview.

6.2 Afhandelen van klachten en fouten

Beschrijving

Doel:
Het juist omgaan met- en afhandelen van klachten, fouten, afwijkingen of gevaarlijke situatie

Uitleg:

  • Een klacht is iedere uiting van ontevredenheid door iemand van buiten de organisatie.
  • Een fout is een verkeerd uitgevoerde behandeling
  • Een afwijking is een verstoring van een proces waardoor extra inzet van de medewerker nodigd is om toch tot het gewenste resultaat te komen. Tevens wordt hieronder verstaan de zorg die niet volgens afspraak werd uitgevoerd
  • Een gevaarlijke situatie is een situatie waarbij een medewerker of cliënt potentiële lichamelijk- of psychisch letsel kan oplopen (direct of op lange termijn).

Werkwijze:

6.3  Audits

Beschrijving

Doel:
Het onderzoeken of de gekozen en beschreven werkwijze voldoende invulling geeft aan de doelstellingen van de organisatie.
 
Inleiding:
De interne audits in de organisatie worden uitgevoerd door een gekwalificeerde auditor van Bureau De Bok.
 
Werkwijze

  1. De directie maakt jaarlijks een auditplanning voor de interne audits. Bij het maken van deze planning houdt de directie rekening met de mate waarin de te beoordelen processen van invloed zijn op de doelstellingen en het functioneren van de organisatie en met de ervaring die er binnen de organisatie met de te beoordelen onderwerpen is
  2. De directie neemt contact op met Bureau De Bok en komt een datum overeen waarop de interne audit zal worden uitgevoerd. Aangegeven worden het onderwerp van de audit en eventuele aandachtspunten.
  3. De auditor van Bureau De Bok bereidt de audit voor. Een aandachtspuntenlijst wordt opgesteld en daarvoor worden de volgende gegevens gebruikt:
  • procesbeschrijvingen die horen bij de onderwerpen
  • referentielijst waarin is beschreven hoe de directie invulling geeft aan de HKZ norm
  • vorige auditverslag
  • de eigen ervaringen
  1. De auditor neemt met aanwezige medewerkers de processen door zoals die uitgevoerd worden en/of verifieert eerder uitgevoerde werkzaamheden aan de hand van de registraties. Dit geschiedt aan de hand van de aandachtspuntenlijst. De bedoeling is om samen de wijze waarop de werkzaamheden binnen de organisatie zijn geregeld en zoals deze door alle medewerkers uitgevoerd worden, door te nemen en niet om het functioneren van de betreffende medewerker(s) te beoordelen
  2. De auditor noteert (ook de goede) bevindingen op het auditrapport. Ieder punt wordt besloten met de constatering of het:
  • goed verloopt
  • aandachtspunt is voor volgende audit
  • aandacht verdient om structureel te verbeteren. In dit laatste geval wordt door de auditor een verbetervoorstel ingevoerd in de Internetapplicatie.
  • geef tenslotte de rapportage aan de directie.
  1. De directie zorgt ervoor dat de resultaten in het werkoverleg worden besproken. De verbetervoorstellen worden via het proces Verbetermanagement afgehandeld
  2. De directie bewaart de interne auditverslagen tenminste twee jaar.

6.4 Managementreview

Beschrijving

Doel:
Het beoordelen of de gebruikte beheersing van de processen leidt tot de gewenste resultaten ('Doet het kwaliteitssysteem wat we er van verwachten?').

Werkwijze:
De directie verzamelt de registraties van de afgelopen periode, waaronder:

  • Resultaten op kwaliteitsindicatoren
  • Klachtenrapporten
  • Verbetervoorstellen
  • Werking van protocollen en richtlijnen
  • Interne auditrapporten
  • Cliënt- en medewerkertevredenheid onderzoeksrapporten

De directie vult de managementreview in. Hiermee beoordeelt de directie de mate waarin het kwaliteitssysteem voldoet om ook in de komende periode(n) de werkwijze voldoende te beheersen. Dedirectie bespreekt het rapport tijdens het werkoverleg.

De directie verwerkt de gegevens in het kwaliteitsjaarverslag enbewaart het rapport managementreview tenminste twee jaar.

6.5 Onderzoek cliënttevredenheid

Beschrijving

Doel:
Het onderzoeken van de cliënttevredenheid zodat de dienstverlening van de organisatie waar nodig en mogelijk kan worden verbeterd.

Werkwijze:

  • De directie laat minimaal tweejaarlijks cliënttevredenheidsonderzoeken uitvoeren.
  • De directie bespreekt de resultaten en voorgestelde maatregelen op het werkoverleg.
  • De directie bespreekt de uitkomsten met het cliëntenpanel. Het doel is tot gezamenlijke verbeterpunten te komen.
  • De directie besluit tot het nemen van de maatregelen en regelt en bewaakt de uitvoer ervan.

6.6 Data behorende bij Verbetermanagement

  • Data
  • KAF-formulier, verslaglegging
  • Verbetervoorstel, verslaglegging
  • Klachtenregeling, verslaglegging
  • Managementreview afgelopen periode
  • Kwaliteitsjaarverslag afgelopen periode
  • Auditplanning
  • Beleidsplan evaluatie

 6.7  Documenten behorende bij Verbetermanagement

  •  Verbetervoorstel
  •  Klachtenregeling
  •  Zizo prestatie indicatoren GGZ
  •  KAF-formulier
  •  Auditplanning
  •  Managementreview
  •  Kwaliteitsjaarverslag
  •  Plan van aanpak nieuwe dienst
  •  Beleidsplan
  •  Klachtenregeling, folder

7 Actualiseren en vernieuwen van zorg- en dienstverlening

Beschrijving

Doel:
Het actualiseren en vernieuwen van het zorg- en dienstverleningsaanbod van de organisatie.

Werkwijze:

  1. De behandelaren volgen ontwikkelingen in het vakgebied (Wet- en regelgeving, werkwijzen en methodiek) via abonnementen op tijdschriften, nieuwsbrieven, lidmaatschap branchevereniging, het deelnemen aan scholingen en symposia.
  2. Voorstellen van medewerkers om de zorg te verbeteren, worden geregistreerd en ingebracht tijdens overleg en getoetst aan de uitgangspunten van de organisatie.

7.1 Data bij Actualiseren en Vernieuwen van Zorg- en Dienstverlening

  •  Verslaglegging Algemeen Overleg

7.2 Documenten bij Actualiseren en Vernieuwen van Zorg- en Dienstverlening


8      Ketenpartners

Beschrijving

Doel:
Verhelderen van de positie van  Centrum GGZ Wageningen in het zorgveld van de regio en daarbuiten teneinde zo goed mogelijk in kaart te brengen wat de zorgvragen van onze doelgroepen zijn met het doel  zo goed mogelijk in te spelen op de behoeften van de partners die naar ons verwijzen enerzijds en de partners naar wie wij (terug)verwijzen anderzijds.

Werkwijze:

  • Inventariseren welke partners voor ons Centrum van belang zijn;
  • Planmatig de samenwerking met deze partners optimaliseren
  • Partner-specifieke samenwerkingsplannen maken

8.1 Afspraken en onderzoek tevredenheid ketenpartners

Beschrijving

Doel:

  1. Het maken van afspraken met ketenpartners.
  2. Het onderzoeken van de ervaringen van ketenpartners met onze organisatie, zodat mogelijke verbeteringen kunnen worden aangebracht.

Werkwijze:

Maken van ketenafspraken:
De directie maakt afspraken met ketenpartners. Dit gebeurt op basis van de uitkomsten van de risicoinventarisatie op clientniveau. Deze afspraken worden vastgelegd en zijn onderdeel van (tenminste) jaarlijks overleg.

Tevredenheidsonderzoek:
De directie bespreekt tenminste jaarlijks met de ketenpartners hoe de diensten van GGZ Centrum Wageningen worden ervaren, t.a.v.:

  • de samenwerking
  • bereikbaarheid
  • kwaliteit van de geboden zorg.

Deze ervaringen worden gebundeld en jaarlijks ingebracht bij het bespreken van de managementreview.

8.2 Data bij Ketenpartners

  •  lijst van relevante ketenpartners
  •  partnerspecifieke samenwerking

8.3 Documenten bij Ketenpartners

  • Takenlijst Behandelaar
  • Takenlijst Regiebehandelaar
  •  Takenlijst administratief controleur

9 Personeelsmanagement

Beschrijving

Doel:
Het beschrijven van de belangrijkste taken rond personeelsmanagement. De volgende onderwerpen komen hierbij aan de orde:

Personeelsbeleid

GGZ Centrum Wageningen hanteert de volgende uitgangspunten voor personeelsbeleid. Ze worden in het onderstaande proces uitgewerkt.

Arbobeleid

Doelstelling: de organisatie moet een veilige plek zijn om te werken.

Uitwerking: in het huishoudelijke reglement en de gedragscode staan afspraken over maatregelen die onze medewerkers beschermen (b.v. rond ongewenste intimiteiten en agressie).

Samenstelling personeelsbestand

Doelstelling: voldoende personeel om door ons gewenste serviceniveau te leveren. Uitwerking: het management bekijkt tijdens werkoverleg samen met de (SP)verpleegkundigen of het werk gedaan kan worden met de huidige formatie.

Arbeidsvoorwaarden

Doelstelling: we volgen de CAO, onze medewerkers hebben arbeidsovereenkomsten. Uitwerking: inschaling en werktijden zijn conform CAO, alle medewerkers hebben arbeidsovereenkomsten.

Werving en selectie

Doelstelling: het aantrekken van deskundig personeel.

Uitwerking: procedure werving en selectie.

Inspraak

Doelstelling: medewerkers kennen het beleid van de organisatie en kunnen invloed uitoefenen (op uitvoeringsaspecten daarvan).

Uitwerking: (concept) beleidsplan wordt besproken tijdens werkoverleg,

Opleidingsbeleid

Doelstelling: medewerkers zijn bekwaam en op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op hun vakgebied.

Uitwerking: procedure opleidingsplannen, medewerkers kunnen wensen kenbaar maken tijdens functioneringsgesprekken.

Loopbaanbeleid

Doelstelling: medewerkers blijven (ook op oudere leeftijd) werkzaam in de organisatie. Uitwerking: tijdens functioneringsgesprekken wordt bekeken welke wensen de medewerker heeft t.a.v. werkzaamheden.

Klachtenbeleid

Doelstelling: medewerkers kunnen klachten melden, met klachten wordt serieus omgegaan.

Uitwerking: interne klachtenprocedure.

Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek

Doelstelling: het functioneren van de medewerker en de relatie tot leidinggevende en andere medewerkers wordt jaarlijks bespreekbaar gemaakt.

Ziekteverzuim

Doelstelling: zieke medewerkers zijn zo snel mogelijk weer inzetbaar.

Uitwerking: zieke medewerkers worden door de werkgever na enkele dagen gebeld om te vernemen hoe het gaat. De werkgever gaat na of de ziekte beïnvloed wordt door factoren in de werksfeer of arbeidsomstandigheden. In dat geval wordt er gezocht naar oplossingen. Indien nodig wordt een Arbo-arts ingeschakeld.

Geheimhouding

Doelstelling: medewerkers weten dat zij geheimhoudingsplicht hebben, hebben verklaard zich hieraan te houden (o.a. door formele ondertekening van de arbeidsovereenkomst).

Uitwerking: geheimhoudingsverklaring is onderdeel van de diplomering van de (SP)verpleegkundigen, geheimhoudingsverklaring is onderdeel van de arbeidsovereenkomst, overige medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring onderkend.

Vrijwaren van druk

Doelstelling: medewerkers ervaren doorgaans geen onredelijke werkdruk.

Uitwerking: tijdens functioneringsgesprekken is het thema werkdruk aan de orde. Tijdens werkoverleg wordt de werkdruk en taakverdeling regelmatig besproken.

Deze uitgangspunten van personeelsbeleid worden jaarlijks in de managementreview geëvalueerd. Eventuele te nemen maatregelen worden geregistreerd op verbetervoorstellen (waarop ook de effectiviteit van de maatregel wordt beoordeeld).

9.1 Werving en selectie

Beschrijving

Doel:
Het op peil brengen van de formatie met competente medewerkers.

Werkwijze:  

9.2 Inwerken

Beschrijving

Doel:
Het introduceren van nieuwe medewerkers in de organisatie, op zo'n manier dat de medewerker bekent raakt met alle werkzaamheden en specifieke afspraken.
 
Werkwijze:

9.3 Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek

Beschrijving

Doel:
Een individueel gesprek tussen de leidinggevende en medewerker, waarin het functioneren van de medewerker en samenwerking met het team wordt besproken. Hierbij wordt aan de volgende zaken aandacht besteed:

  • hoogtepunt afgelopen jaar
  • wat is jouw bijdrage aan GGZ Wageningen
  • zijn er problemen in samenwerking, maak je je ergens zorgen over
  • taken en verantwoordelijkheden/beoordeling
  • doelstelling GGZ helder en hoe hieraan bij te dragen
  • duidelijkheid over de koers en richting en bijdrage hierin
  • voldoende vaardigheden?
  • positie in het team
  • persoonlijke ontwikkeling/carrièreplan
  • balans werk/privé


Werkwijze:

  1. De leidinggevende voert tenminste één keer per jaar met elke medewerker een functioneringsgesprek.
  2. De medewerker vult het formulier Functioneringsgesprekken in.
  3. Het gesprek wordt gehouden aan de hand van dit formulier. Alle resultaten en afspraken worden hierop vastgelegd.
  4. De leidinggevende zorgt ervoor dat de medewerker een kopie van het ondertekende formulier ontvangt.
  5. Het ingevulde formulier wordt toegevoegd aan het personeelsdossier van de medewerker.

Bijzonderheden:

De tevredenheid van de medewerker over het werken in de organisatie wordt tenminste jaarlijks bevraagd tijdens het gesprek. Eventuele verbeteringen die de organisatie kan en wil aanbrengen, worden geregistreerd en afgehandeld via de activiteit structureel verbeteren. Bij indiensttreding wordt de BIG-registratie van de medewerker beoordeeld.

9.4 Opleidingsplannen

Beschrijving

Doel:
Het plannen van de te volgen opleidingen die nodig zijn om het niveau van kennis en vaardigheden in de organisatie op peil te houden.

Werkwijze:

9.5 Personeelsdossier

Beschrijving

Doel:
Het vertrouwelijk en volledig bewaren van gegevens van individuele medewerkers, zoals arbeidsovereenkomst en diploma's.

Minimale inhoud:

  1. Resultaten gevolgde opleidingen
  2. BIG-inschrijving
  3. Resultaten functioneringsgesprekken
  4. Resultaten inwerken
  5. Arbeidsovereenkomst
  6. Kopie legitimatiebewijs

Bewaarcondities:

  1. In een afgesloten kast
  2. Termijn: oneindig.

9.6 Data bij Personeelsmanagement

 Verslagen R&O Gesprekken

9.7 Documenten bij Personeelsmanagement

  •  Inwerkprogramma
  •  Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek

10    Beheer van voorraden en ruimtes

Beschrijving

Doel:
Waarborgen dat de uitvoering van de behandeling zo goed mogelijk wordt gefaciliteerd middels telefoon, internetvoorzieningen en een efficiënt beheer van gespreksruimtes

10.1 Telefonische bereikbaarheid en kopieer- en scanapparatuur

Beschrijving

Doel:
Beoordelen of de huidige leveranciers van de telefoonvoorzieningen voldoen aan de criteria die de organisatie aan de betreffende leverancier stelt
 
Werkwijze:
De volgende producten moeten betrouwbaar, tijdig en efficiënt worden geleverd:

  1. Producten rond het kopiëren en scannen van cliëntgegevens op papier (verwijsbrief, rapportages, enzovoorts)
  2. Producten rond telefonische bereikbaarheid, intern en extern

10.2  Internetvoorzieningen (EPD, ROM, toegang tot internet)

Beschrijving

Doel:
Beoordelen of de huidige leveranciers van de voorzieningen middels internet voldoen aan de criteria die de organisatie aan de betreffende leverancier stelt
 
Werkwijze:
De volgende producten moeten betrouwbaar, tijdig en efficiënt worden geleverd:

  1. Producten rond agendavoering en opslag van gegevens (zoals geleverd door Careweb)
  2. Producten rond het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD, zoals Careweb)
  3. Producten rond de Routine Outcome Measurement (ROM, zoals Telepsy)
  4. Producten die zorgen voor toegang tot het internet

10.3  Beheer Ruimtes

Beschrijving

Doel:
Waarborgen dat behandelaren voor de uitvoering van de behandeling gebruik kunnen maken van een passende ruimte

Werkwijze:
Efficiënt indelen en inroosteren van gebruik van ruimtes

10.4  Beheer voorraden

Beschrijving

Doel:
Waarborgen dat materiële voorraden in voldoende mate aanwezig zijn. Denk aan papier, koffie, thee, schoonmaakmiddelen, enzovoorts

Werkwijze:
Efficiënt beheer van de voorraden

10.5  Data bij Beheer van voorraden en ruimtes

Beschrijving

Doel:
Gedegen en regelmatige (jaarlijkse) evaluatie van:

  1. leverancier van EPD
  2. leverancier van ROM-metingen
  3. leverancier van telefonische voorzieningen
  4. leverancier van internetvoorzieningen en provider
  5. daadwerkelijk beheer van gespreks- en vergaderruimtes
  • Leveranciersbeoordeling EPD
  • Leveranciersbeoordeling ROM-metingen
  • Leveranciersbeoordeling telefonische voorzieningen
  • Leveranciersbeoordeling Internetvoorzieningen en Provider
  • Beoordeling van beheer van ruimtes

10.6  Documenten bij Beheer van voorraden en ruimtes

  • Document Beheer van voorraden en ruimtes

11    Onderhoud

Beschrijving

Doel:

  • Het tijdig en adequaat onderhouden van de ruimten en apparatuur van de organisatie.
  • Het aanschaffen en introduceren van nieuwe apparatuur.

11.1 Onderhoud ruimten en apparatuur

Beschrijving

Doel:
Het voorkomen van verval, beschadiging of achteruitgang van ruimtes en apparatuur, zodat de dienstverlening aan de cliënt veilig, hygiënisch en ordelijk kan plaatsvinden.

Werkwijze:

  • De schoonmaker verzorgt het schoonmaken van ruimten. Werkzaamheden worden in overleg met de behandelaars bepaald.
  • De schoonmaker heeft getekend voor geheimhouding van cliëntinformatie die hij/zij tijdens het werk waarneemt.
  • De beheerder aparaten zorgt dat de apparatuur goed wordt onderhouden

11.2 Aanschaffen van apparatuur

Beschrijving

Doel:
Apparatuur die nuttig en noodzakelijk is om de behandeling uit te voeren wordt tijdig en efficiënt aangeschaft

Werkwijze:

  • medewerkers laten weten dat zij een apparaat nodig en nuttig achten
  • de algemeen directeur bestudeert de aanvraag en wint eventueel adviezen in
  • de algemeen directeur besluit al dan niet tot aanschaf van de apparatuur

 11.3 Data bij Onderhoud

Onderhoudsrapport

Beschrijving

Doel:
Overzicht krijgen over uuitgevoerd onderhoud van ruimtes en apparaten en aangeschafte nieuwe apparatuur

Werkwijze:
Verslag van uitgevoerd onderhoud. en aanschaf van nieuwe apparaten.

11.4  Documenten bij Onderhoud

  • Onderhoudsdossier ruimtes
  • Onderhoudsdossier apparaten
  • nieuw aangeschafte apparaten

12 Facturering

12.1 Factureren

Beschrijving

Doel:
Verantwoording en financiering van behandelingen.

Inleiding:
Bij aanvang van een behandeling wordt een DBC (diagnose behandel overeenkomst) geopend. De DBC is een overzicht van de diagnose en de behandeling die daaruit voortvloeit. Tevens zijn de tarieven voor de behandeling hierin opgenomen. Bij het beëindigen van de behandeling wordt de DBC gesloten en wordt een factuur opgesteld met de gemaakte kosten. Financiering vindt achteraf plaats via de zorgverzekeraar.

Werkwijze:
De facturering is in het cliëntdossier terug te vinden onder Behandeling. Mecozo krijgt de factureringsgegevens na een behandeling aangeleverd en stuurt dit door naar de verzekeraar. De directeur van GGZ Centrum Wageningen bewaakt dit proces en onderhoudt contacten met de zorgverzekeraars.

12.2 Data bij Factureren

  •  boekhoudkundige gegevens
  • overzicht ingediende factureren

12.3 Documenten bij Factureren

  •  Document Facturerring

13  Documentbeheer

Beschrijving

Doel:
Het beheerst aanmaken, wijziging en archiveren van diverse in de organisatie gebruikte documenten, handboeken, dossiers en archieven.

13.1 Beheer kwaliteitsmanagementsysteem

Beschrijving

Doel:
Zorgdragen dat medewerkers van de organisatie de beschikking heeft over de juiste en geldige gegevens.

Inleiding
De directievertegenwoordiger is mevrouw A. van Harn, directeur. Zij is verantwoordelijk voor de opzetten en onderhouden van het kwaliteitssysteem. Tevens rapporteert zij aan het MT over de prestaties ervan.

Werkwijze:

  1. Het kwaliteitshandboek bestaat uit alle documenten waarmee de werkwijze van de organisatie is beschreven. Deze zijn verzameld in het handboek met onderliggende bijlagen, dat te vinden is op het internet. Het tekstueel up to date houden van het handboek is gedelegeerd aan de adviseur van de organisatie, Bureau De Bok te Franeker.
  2. Het kwaliteitshandboek en de onderliggende bijlagen worden tenminste jaarlijks door de behandelaar beoordeeld op actualiteit.
  3. Indien een medewerker meent dat het handboek verbetering vraagt, dan wordt dit aan de directievertegenwoordiger doorgegeven, door middel van een verbetervoorstel.
  4. Indien de directievertegenwoordiger constateert dat de voorgestelde wijziging een verbetering is, dan worden tekstvoorstellen en documenten gemaild aan de adviseur.
  5. De adviseur beoordeelt of de voorgestelde wijziging past binnen de eisen van de normen als van de HKZ. Indien dit niet akkoord is wordt dit met de directievertegenwoordiger, en via deze met de indiener, besproken om een werkbare oplossing te zoeken.
  6. De adviseur verwerkt de (overeengekomen) wijziging binnen twee weken in het kwaliteitshandboek.
  7. De directievertegenwoordiger bespreekt de wijziging in het werkoverleg.

Bijzonderheden:

  • De digitale versie van het kwaliteitshandboek is altijd de laatste versie. Voorgaande versies zijn gearchiveerd
  • De papieren versie van het kwaliteitshandboek vermeldt de versie in de voettekst.

13.2 Beheer registraties werk en overleg

Beschrijving

Doel:
Het beheer van gegevens (registraties) volgend uit werk en overleg

Werkwijze:

  1. Alle registraties rond de zorgverlening worden vastgelegd in het computerprogramma van de organisatie.
  2. De kwaliteitsregistraties die de organisatie uitvoert zijn vermeld op het overzicht Kwaliteitsregistraties.

Bijzonderheden:
Wanneer er gevoelige informatie vernietigd moet worden, dan wordt deze versnipperd of via een erkende documentvernietigende organisatie afgevoerd, waarvan registratie wordt bijgehouden.

13.3 Beheer geautomatiseerde gegevens

Beschrijving

Doel:
Het dusdanig beheren van geautomatiseerde gegevens dat verlies, beschadiging of achteruitgang van informatie wordt voorkomen

Werkwijze:

  1. De software waarin het cliëntdossier wordt opgebouwd, wordt extern onderhouden door een externe partij (zie leveranciersbeoordeling voor details). Deze maakt dagelijks back-ups en verricht onderhoud en reparaties op afstand. Deze firma zorg er tevens voor dat de terminal server altijd draait. Men is bij calamiteiten bereikbaar via een noodtelefoon.
  2. Wachtwoorden worden uitgegeven en beheerd door ......................
  3. Het secretariaat van weet hoe men de helpdesk van ........................ kan benaderen.

13.4  Beheer normen, voorschriften en richtlijnen

Beschrijving

Doel:
Zorgen voor een adequaat beheer van alle relevante normen, voorschriften en richtlijnen. Zo wordt veroudering en vermissing van deze documenten voorkomen.

Werkwijze:

  1. Bureau de Bok beheert het Overzicht normen, voorschriften en richtlijnen via internet. Op dit overzicht zijn de betreffende documenten benoemd
  2. De behandelaar wordt geïnformeerd indien er wijzigingen zijn ten opzichte van dit overzicht
  3. De behandelaar beoordeelt of de wijziging van invloed is op de werkzaamheden en/of het handboek
  4. De behandelaar draagt zorg voor het doorvoeren van de betreffende wijzigingen binnen de organisatie en het handboek
  5. De normstellende documenten worden tenminste tot drie jaar na vervallen zijn bewaard op de locatie waar ze tijdens geldigheid verbleven.

Bijzonderheden:

  • De behandelaar is bevoegd om contracten te beoordelen op consequenties voor de organisatie
  • De behandelaar tekent bij akkoord en draagt zorg voor de eventueel benodigde aanpassingen in het kwaliteitsmanagementsysteem.

13.5   Data bij Documentenbeheer

13.6  Documenten bij Documentenbeheer

  •  Overzicht normen, voorschriften en richtlijnen

Beschrijving

Doel:
Regelt overzichtelijk het beheer van normen, voorschriften en richtlijnen.

  • Kwaliteitsregistraties, overzicht

Beschrijving

Doel:

Geeft een overzicht in de kwaliteitsregistraties die de organisatie uitvoert en regelt de HKZ-eisen t.a.v. archivering e.d.

  •  Digitale middelen, gebruik



14    Historie

Dit is de geheel geredigeerde versie van het Handboek van oktober 2016

Wijzigingen

Beschrijving

Document met wijzigingshistorie van het kwaliteitshandboek.