Hoofdstuk 1. Begripsbepaling, reikwijdte en doeleinden

Artikel 1. Begripsbepaling

In dit protocol wordt verstaan onder:

Algemene postbus:
elektronische postbus welke niet is gekoppeld aan een specifieke mederwerker van het GGZ Centrum Nederland, maar aan de organisatie als geheel of een onderdeel daarvan. Bijvoorbeeld: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Persoonlijke postbus:
elektronische postbus welke is gekoppeld aan een specifieke medewerkers van het GGZ Centrum Nederland

E-mailadres GGZ Centrum,Vestiging Wageningen
elektronisch postadres eindigend op @ggzwageningen.nl

Website GGZ Centrum
de internetsite van het GGZ Centrum Nederland, vestiging Wageningen, www.ggzwageningen.nl

Elektronische berichten
Informatie die langs elektronische weg wordt verzonden. Bij verkeer langs elektronische weg kan men bijvoorbeeld denken aan e-mailberichten, webformulieren en SMS-berichten

Functionele berichten
elektronische berichten die een medewerker uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt

Privé berichten
elektronische berichten die een medewerker niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt

In het EPD te bewaren berichten
functionele berichten die op grond van de WGBO of anderszins op grond van goed hulpverlenerschap in aanmerking komen voor bewaring in het Elektronisch Patiënten Dossier

Niet in het EPD te bewaren berichten
functionele berichten en privéberichten die op grond van de WGBO of anderszins op grond van goed hulpverlenerschap niet in aanmerking komen voor bewaring in het Elektronisch Patiënten Dossier

Medewerker
persoon die namens het GGZ Centrum Nederland werkzaamheden verricht, in de directe zorg of in de ondersteunende diensten

Behandelaar
medewerker die met de afhandeling van het elektronische bericht is belast

Artikel 2. Reikwijdte

1. Deze beleidsregels zijn van toepassing op functioenel berichten verstuurd naar of ontvangen op een e-mailadres van het GGZ Centrum Nederland. Privé berichten vallen niet onder de werking van deze beleidsregels.
2. De beleidsregels zijn van toepassing op inkomende en uitgaande functionele berichten,
3. En de beleidsregels zijn van toepassing op interne functionele berichten, dus tussen de medewerkers onderling.

Artikel 3. Doeleinden

1. Naar de eigen organisatie verschaffen de beleidsregels duidelijkheid over hoe medewerkers om horen te gaan met de afhandeling van functionele berichten
2. Naar de overige partijen maken deze beleidsregels kenbaar dat het mogelijk is om berichten elektronisch naar het GGZ Centrum Nederland te verzenden en verschaffen zij duidelijkheid in de voorwaarden die het GGZ Centrum Nederland stelt aan het gebruik van de elektronische weg.

Hoofdstuk 2. Verantwoordelijkheid

Artikel 4. Verantwoordelijkheid

1. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor de behandeling van functionele berichten conform deze beleidsregels

Hoofdstuk 3. Bereikbaarheid

Artikel 5. Bereikbaarheid

1. Berichten kunnen elektronisch naar het GGZ Centrum Nederland worden verzonden.
2. Elektronische berichten kunnen worden verzonden aan de Algemene postbus en aan de persoonlijke postbussen
3. Berichten die niet in behandeling worden genomen zijn:
   1. Berichten waarvan de bijlagen niet kunnen worden geopend
   2. Berichten die de maximale e=mail grootte overschrijden
   3. Berichten die niet zijn voorzien van naam en adres van de afzender
   4. Berichten die door de externe virus- en spammailfilters van het GGZ Centrum worden tegengehouden
4. Berichten moeten een de volgende eisen voldoen:
   1. Het bericht mag inclusief bijlagen niet groter zijn dan 10Mb
   2. Het bericht moet door de e-mailserver van het GGZ Centrum Nederland verwerkt kunnen worden en voldoen aan de geldende standaarden voor e-mailverkeer
   3. Eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij het Centrum gehanteerde computerprogramma’s, zoals Word, Excell, Powerpoint e.d. en de hierbij te hanteren formaten zoals PDF, JPG e.d.
   4. Het e-mailadres moet herleidbaar zijn
   5. Het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten
   6. Berichten mogen geen virus bevatten en mogen niet gekenmerkt worden als spammail.

Hoofdstuk 4. Privacy

Artikel 6. Veilig omgaan met persoonsgegevens

1. Berichten vanuit het centrum naar cliënten en overige derden met privacy gevoelige informatie worden via het beveiligde systeem Zivver verzonden. Deze zijn te openen met een code via SMS, of via een code die mondeling wordt doorgegeven. Overige berichten worden verzonden via outlook. Onder privacy gevoelige informatie wordt verstaan zaken als huisartsenbrieven, recepten en facturen.
2. Voor intern berichtenverkeer, tussen de medewerkers onderling, wordt de chatfunctie van teams gebruikt of outlook.

Hoofdstuk 5. Afhandeling

Artikel 7. Afhandeling

1. Afzenders van alle functionele berichten ontvangen binnen 5 dagen na ontvangst een behandelingbericht, waarin een inhoudelijke reactie op het bericht wordt gegeven.
2. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig afhandelen van functionele berichten waarvan hij of zij de behandelaar is en die via de persoonlijke postbus zijn binnengekomen, al dan niet na doorgestuurd te zijn vanaf de algemene postbus.
3. In het geval van berichten die op de algemene postbus zijn binnengekomen zijn de medewerkers van de receptie ervoor verantwoordelijk dat het bericht bij de juiste medewerker binnen het Centrum terecht komt. Medewerkers van de receptie ontvangen hiervoor een instructie.
4. De afhandeling van functionele berichten vindt elektronisch, schriftelijk en/of middels een gesprekscontact tussen behandelaar en cliënt plaats.
5. Alle uitgaande elektronische berichten worden voorzien van een standaard disclaimer.

Hoofdstuk 6. Archivering

Artikel 8. Archivering

1. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het archiveren van in het EPD te bewaren functionele berichten, die rechtstreeks zijn ontvangen op of verstuurd vanaf zijn of haar persoonlijke postbus
2. Bij het beoordelen of een elektronisch bericht in aanmerking komt voor bewaren in het EPD gelden dezelfde criteria als voor papieren stukken

Hoofdstuk 7. Overige bepalingen

Artikel 9. Onvoorziene omstandigheden

1. In gevallen waarin deze beleidsregels niet voorzien of bij twijfel omtrent de toepassing hiervan beslist de Algemeen Directeur.

Artikel 10. Inwerkingtreding

• Deze beleidsregels treden in werking na bekendmaking

Artikel 11. Citeertitel

1. Deze beleidsregels worden aangehaald als:
   “E-mailprotocol GGZ Centrum Nederland, versie 2020”